- Wer die Arbeit im Unternehmen vereinfachen will, muss Abläufe ändern, nicht nur Gewohnheiten.
- Die grössten Zeitfresser sind Doppelerfassung, Suchen, Warten und Rückfragen.
- Viele Vereinfachungen kosten nichts: eine Regel, eine gestrichene Freigabe, eine Vorlage.
- Automatisierung lohnt sich erst, wenn der Ablauf vorher vereinfacht wurde.
Warum Arbeit kompliziert wird
Niemand baut absichtlich umständliche Abläufe. Sie entstehen, weil Unternehmen wachsen: Neue Mitarbeitende, neue Kunden, neue Software, neue Vorschriften. Jede Veränderung bringt einen zusätzlichen Schritt, kaum eine bringt einen Schritt zum Verschwinden. Nach einigen Jahren arbeiten alle fleissig – und trotzdem bleibt vieles liegen.
Mehr Einsatz der Einzelnen löst das nicht. Wer in einem komplizierten Ablauf schneller arbeitet, erledigt die Umwege nur schneller. Arbeit vereinfachen heisst deshalb: die Umwege selbst abschaffen.
Die vier grössten Zeitfresser im Betrieb
- Doppelte Erfassung – dieselbe Angabe wird in zwei, drei Programme getippt.
- Suchen – nach der aktuellen Version, dem richtigen Ordner, der E-Mail mit dem Anhang.
- Warten – auf eine Freigabe, eine Auskunft, eine Person, die gerade nicht da ist.
- Rückfragen – weil Informationen unvollständig weitergegeben wurden.
Alle vier haben dieselbe Ursache: Informationen liegen nicht dort, wo sie gebraucht werden. Die folgenden Hebel setzen genau hier an.
15 Hebel, um die Arbeit im Unternehmen zu vereinfachen
Abläufe entrümpeln
- Schritte streichen, die niemand braucht. Fragen Sie bei jedem Bericht, jeder Kopie, jeder Kontrolle: Was würde passieren, wenn es sie nicht gäbe? Oft: nichts.
- Freigabegrenzen anheben. Drei Unterschriften für eine Bestellung über CHF 200 kosten mehr, als sie schützen. Klare Beträge, darunter entscheidet die Fachperson allein.
- Zuständigkeiten eindeutig machen. Für jeden Vorgang eine verantwortliche Person und eine Vertretung. Unklare Zuständigkeit ist die häufigste Ursache für Wartezeit.
- Übergaben reduzieren. Jede Übergabe zwischen Personen oder Abteilungen kostet Zeit und Information. Wer einen Vorgang von Anfang bis Ende bearbeitet, ist schneller.
- Ähnliches bündeln. Rückfragen an denselben Lieferanten einmal täglich statt zehnmal verteilt; Freigaben zu festen Zeiten statt auf Zuruf.
Informationen an einen Ort bringen
- Eine Quelle der Wahrheit. Jede Angabe – Preis, Termin, Adresse, Tarifnummer – lebt an genau einer Stelle. Alle anderen Stellen lesen sie von dort.
- Schattenlisten auflösen. Jede Excel-Liste neben dem System ist ein Hinweis auf eine Lücke. Lücke schliessen, Liste abschaffen.
- Sammelpostfächer statt persönlicher Postfächer. Anfragen an info@ oder einkauf@ sind für die Vertretung sichtbar – persönliche Postfächer nicht.
- Ablage mit Regeln. Eine einfache, für alle gleiche Ordnerstruktur und Dateibenennung spart jeden Tag Minuten pro Person.
Wiederkehrendes standardisieren
- Vorlagen und Textbausteine. Für Offerten, Standardantworten, Lieferantenanfragen und Mahnungen. Niemand soll zweimal denselben Text schreiben.
- Checklisten für seltene Abläufe. Was einmal im Quartal vorkommt, vergisst man. Eine Checkliste ersetzt das Nachfragen.
- Beste Arbeitsweise festhalten. Wie erledigt die schnellste Person die Aufgabe? Aufschreiben, zum Standard machen – dann klappt auch die Vertretung.
Technik gezielt einsetzen
- Programme verbinden. Was im ERP steht, muss nicht in die Buchhaltung getippt werden. Schnittstellen und Workflows übernehmen die Übertragung – mehr zur Automatisierung.
- KI für Texte und Belege. E-Mails vorsortieren, Angaben aus Rechnungen und Auftragsbestätigungen auslesen, Antwortentwürfe vorbereiten – mit Freigabe durch einen Menschen. Mehr zur KI-Integration.
- Mühsames auslagern. Was zu selten oder zu unterschiedlich für eine Automatisierung ist, aber trotzdem Zeit frisst, lässt sich an Spezialisten übergeben. Wir übernehmen solche Aufgaben.
Beispiele aus dem Alltag
| Bereich | Vorher | Vereinfacht |
|---|---|---|
| Einkauf | Jede Auftragsbestätigung wird Zeile für Zeile geprüft | Automatischer Abgleich, nur Abweichungen werden vorgelegt |
| Verkauf | Offerte wird jedes Mal neu geschrieben | Offerte aus Vorlage, Preisen und Kundendaten vorbereitet |
| Logistik | Lieferschein wird neu erfasst | Lieferschein entsteht aus den Auftragsdaten |
| Verzollung | Tarifnummern werden für jede Sendung gesucht | Tarifnummer und Ursprung am Artikel hinterlegt |
| Verwaltung | Rechnung wird manuell mit Bestellung und Lieferschein verglichen | Dreiwegeabgleich, Freigabe nur bei Differenz |
| Postfach | Alle lesen alle E-Mails | Vorsortierung nach Art, Zuweisung an die zuständige Person |
Mehr Beispiele für einzelne Bereiche: Einkauf und Verkauf optimieren und Hilfe bei der Verzollung.
So fangen Sie an
Nicht mit allem gleichzeitig. Wählen Sie einen Ablauf, der oft vorkommt und über den im Team geklagt wird. Setzen Sie sich eine Stunde mit den Leuten zusammen, die ihn täglich machen, und gehen Sie ihn Schritt für Schritt durch. Streichen Sie, was keiner braucht. Messen Sie nach vier Wochen, ob es schneller geht. Dann der nächste Ablauf. Eine ausführlichere Anleitung finden Sie unter Prozesse verbessern in sechs Schritten.
Was uns oft gefragt wird
Welche Beispiele gibt es für Verbesserungen im Unternehmen?
Typische Verbesserungen sind gestrichene Freigabestufen für Kleinbeträge, Vorlagen für Offerten und Standardantworten, ein Sammelpostfach statt persönlicher Postfächer, der automatische Abgleich von Auftragsbestätigungen und Rechnungen sowie das Abschaffen von Excel-Listen, die das System doppeln.
Was bedeutet Arbeitseffizienz?
Arbeitseffizienz beschreibt das Verhältnis von Ergebnis zu Aufwand: Wie viel Zeit und Kosten braucht es, um ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen? Im Unternehmen hängt sie weniger vom Tempo Einzelner ab als von der Qualität der Abläufe, in denen sie arbeiten.
Welche Methoden gibt es, um effizienter zu arbeiten?
Auf persönlicher Ebene helfen Priorisierung, feste Fokuszeiten und das Bündeln ähnlicher Aufgaben. Auf Unternehmensebene wirken Lean Management, Standardarbeit, klare Zuständigkeiten, das Zusammenführen von Informationen an einem Ort sowie Automatisierung wiederkehrender Schritte.
Wie viel Zeit lässt sich einsparen?
Das hängt vom Ablauf ab. Bei Vorgängen mit viel Abtippen und Vergleichen – etwa der Prüfung von Auftragsbestätigungen – lässt sich der Aufwand oft um ein Vielfaches senken. Belastbar sagen lässt es sich erst nach einer Messung im eigenen Betrieb.
Reden wir darüber, wo Zeit liegen bleibt.
Erstgespräch kostenlos und unverbindlich. Die Prozessanalyse kostet CHF 1'500 zum Festpreis und wird bei Beauftragung angerechnet.