Einkaufsprozesse optimieren
Im Einkauf entscheidet sich, ob Material rechtzeitig, in der richtigen Menge und zum vereinbarten Preis ankommt. Der eigentliche Einkauf – verhandeln, Lieferanten auswählen, Risiken abwägen – kommt dabei oft zu kurz, weil die operative Beschaffung den Tag füllt. Typische Zeitfresser:
- Bestellabwicklung – Bestellungen werden von Hand ausgelöst, obwohl Bedarf und Lieferant längst feststehen.
- Kontrolle der Auftragsbestätigungen – jede AB wird Zeile für Zeile mit der Bestellung verglichen, auch wenn 90 Prozent übereinstimmen.
- Terminverfolgung – Liefertermine werden in Listen nachgehalten, Verzug fällt erst auf, wenn die Produktion wartet.
- Lieferantenrückfragen – dieselben Fragen zu Status, Termin und Dokumenten, jede Woche neu per E-Mail.
- Preis- und Konditionenpflege – Preislisten kommen als PDF und werden von Hand ins System übertragen.
- Rechnungsprüfung – Rechnung, Lieferschein und Bestellung werden manuell abgeglichen.
Alle Phasen, zwölf Hebel und die wichtigsten Kennzahlen im Detail: Ratgeber Einkaufsprozesse beschleunigen.
Unser Ansatz: Das System prüft, was übereinstimmt, und legt nur die Abweichungen vor. Termine melden sich, bevor sie platzen. Und Rückfragen an Lieferanten laufen nach festen Regeln, statt im Kopf einer einzelnen Person.
Verkaufsprozesse optimieren
Im Verkauf kostet jede Stunde Verwaltung eine Stunde beim Kunden. Und jede Offerte, die zu spät rausgeht, ist ein Auftrag, den vielleicht die Konkurrenz bekommt. Häufige Ansatzpunkte:
- Anfragen – aus E-Mail, Formular und Telefonnotiz an einem Ort gesammelt, statt über drei Postfächer verteilt.
- Offerten – aus Textbausteinen, Preistabellen und Kundendaten vorbereitet, statt jedes Mal bei null zu beginnen.
- Auftragsabwicklung – Aufträge, die per E-Mail oder PDF eingehen, ohne Abtippen ins ERP übernehmen; Auftragsbestätigungen automatisch erzeugen.
- Nachfassen – offene Offerten melden sich zur richtigen Zeit, ohne dass jemand eine Liste führt.
- Reklamationen – mit Bild, Beleg und Status an einer Stelle, damit jeder im Team Auskunft geben kann.
Logistik, Lager und Produktion
Zwischen Einkauf und Verkauf liegt die Logistik – und mit ihr Lieferscheine, Wareneingangsbuchungen, Retouren und Beanstandungen. Auch hier gilt: Was bereits in einem System steht, muss nicht noch einmal erfasst werden. Wir verbinden Wareneingang, Lager und Auftragsdaten so, dass Informationen von selbst dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Wenn Waren über die Grenze gehen, gehört auch die Verzollung dazu.
Hilfe bei aufwendigen Aufgaben
Nicht alles lässt sich sinnvoll automatisieren. Manche Aufgaben sind zu selten oder zu unterschiedlich, belasten Ihr Team aber trotzdem – etwa das Nachfassen bei Lieferanten, die Pflege von Stammdaten oder die Vorbereitung von Unterlagen. Solche Aufgaben übernehmen wir für Sie: mit klar vereinbartem Umfang, monatlich kündbar.
Ob Analyse, Automatisierung, KI oder Übernahme – Sie entscheiden, wo Sie einsteigen. Mehr zum Grundsätzlichen finden Sie auf der Seite Prozessoptimierung Schweiz.
Was uns oft gefragt wird
Arbeiten Sie mit unserem ERP-System?
In aller Regel ja. Wir setzen auf dem auf, was bei Ihnen läuft, und verbinden es über Schnittstellen, Dateiexporte oder E-Mail. Ob und wie das bei Ihrem System geht, klären wir, bevor Sie ein Angebot für eine Umsetzung bekommen.
Können Sie die Terminverfolgung bei Lieferanten übernehmen?
Ja. Offene Bestellungen nachhalten, bei Lieferanten nachfassen und Verzug rechtzeitig melden gehört zu den Aufgaben, die wir häufig übernehmen – als laufende Dienstleistung mit festem Umfang.
Wie viel Zeit lässt sich im Einkauf einsparen?
Das hängt von Menge und Ausgangslage ab, und wir nennen keine Zahl, die wir nicht belegen können. In der Prozessanalyse rechnen wir es für Ihren Betrieb nachvollziehbar aus.
Reden wir darüber, wo Zeit liegen bleibt.
Erstgespräch kostenlos und unverbindlich. Die Prozessanalyse kostet CHF 1'500 zum Festpreis und wird bei Beauftragung angerechnet.