Worüber wir reden, wenn wir «KI» sagen
Gemeint sind in aller Regel Sprachmodelle: Programme, die Text lesen, einordnen und selbst Text schreiben können. Sie sind gut in allem, was mit Sprache und mit unordentlichen Dokumenten zu tun hat – also genau dort, wo klassische Automatisierung an ihre Grenze kommt. Ein Programm nach festen Regeln scheitert an einer Lieferantenmail, die jedes Mal anders formuliert ist. Ein Sprachmodell nicht.
Umgekehrt gilt: Wo eine feste Regel genügt – «wenn Betreff mit AB beginnt, dann in diesen Ordner» –, nehmen wir die Regel. Sie ist schneller, billiger, und sie irrt sich nicht. Wer KI überall einsetzt, bezahlt für Unsicherheit, die er nicht bräuchte.
Wo künstliche Intelligenz wirklich Arbeit abnimmt
- Eingang sortieren – eingehende E-Mails nach Art unterscheiden: Auftragsbestätigung, Rückfrage zu einer Bestellung, Reklamation, Werbung. Die Sortierung allein spart in einem Postfach mit hundert Nachrichten am Tag spürbar Zeit.
- Angaben aus Belegen lesen – Positionen, Mengen, Preise und Termine aus PDF, Scan oder E-Mail herausziehen und ins System übergeben. Auch dann, wenn jeder Lieferant ein anderes Formular verwendet.
- Entwürfe vorbereiten – die Antwort auf eine wiederkehrende Anfrage, eine Terminnachfrage, eine Reklamationsantwort. Ihre Mitarbeiterin liest, ändert bei Bedarf und schickt ab – statt jedes Mal bei null anzufangen.
- Vergleichen und prüfen – Auftragsbestätigung gegen Bestellung, Lieferschein gegen Auftrag, Rechnung gegen Lieferung. Vorgelegt wird nur, was abweicht.
- Zusammenfassen – lange Dokumente, Vertragsanhänge oder Mailverläufe auf das eindampfen, was für eine Entscheidung gebraucht wird.
Freigeben tut immer ein Mensch
Sprachmodelle machen Fehler, und sie machen sie überzeugend. Der Fachbegriff dafür ist Halluzination: Das Modell erfindet eine Angabe und formuliert sie so sicher wie eine geprüfte. Deshalb bauen wir jede Lösung so, dass ein Mensch dazwischensteht, sobald etwas nach aussen geht oder verbindlich wird. Die KI bereitet vor, die Person entscheidet.
Ohne Freigabe laufen nur Schritte, bei denen ein Fehler folgenlos bleibt und sofort auffällt – eine Vorsortierung etwa, die im schlimmsten Fall eine Mail in den falschen Ordner legt. Wo Geld, Termine oder Zusagen an Kunden im Spiel sind, gibt es keine stille Automatik.
Wo Ihre Daten dabei hingehen
Das ist die Frage, die in jedem ersten Gespräch kommt, und sie ist berechtigt. Wir klären vor der Umsetzung drei Dinge und halten sie schriftlich fest: wo die Verarbeitung stattfindet, wie lange etwas gespeichert wird, und ob Ihre Inhalte zum Training fremder Modelle verwendet werden dürfen. Für Anbieter, die alle drei Punkte nicht sauber beantworten, bauen wir nichts.
Je nach Anforderung kommen unterschiedliche Wege in Frage: Dienste mit Verarbeitung in der Schweiz oder der EU und vertraglich ausgeschlossener Trainingsnutzung, oder ein Modell, das auf Ihrer eigenen Infrastruktur läuft und Ihr Haus gar nicht verlässt. Das zweite ist aufwendiger und in der Regel etwas schwächer in der Qualität – für besonders heikle Unterlagen kann es trotzdem der richtige Weg sein.
Was das laufend kostet
Anders als eine klassische Automatisierung verursacht KI Kosten pro Vorgang, weil jede Anfrage an ein Modell abgerechnet wird. Diese Kosten sind für die typischen Mengen eines KMU gering, aber sie sind nicht null – und sie steigen mit der Menge. Wir rechnen Ihnen deshalb vor der Umsetzung vor, was der geplante Einsatz bei Ihrem Mengengerüst im Monat kostet, und bauen eine Obergrenze ein, damit eine Fehlfunktion keine offene Rechnung erzeugt.
Womit wir nicht anfangen
Mit dem Satz «wir sollten auch mal etwas mit KI machen». Daraus entstehen Vorführprojekte, die gut aussehen und nichts verändern. Wir fangen mit einer Aufgabe an, die jemand bei Ihnen heute von Hand macht, die oft genug vorkommt, dass sie weh tut – und messen danach, ob es tatsächlich schneller geworden ist.
Was uns oft gefragt wird
Ersetzt uns die KI Mitarbeitende?
In den Vorhaben, die wir umsetzen, geht es um Arbeitsschritte, nicht um Stellen: Abtippen, Sortieren, Suchen, Vergleichen. Was dabei frei wird, ist die Zeit, die vorher für diese Schritte draufging. Ob Sie diese Zeit anders einsetzen oder Personal abbauen, ist Ihre Entscheidung – wir versprechen Ihnen keine Einsparung an Köpfen.
Wie zuverlässig ist das denn?
Das hängt vollständig von der Aufgabe ab. Belege auslesen und Texte einordnen können heutige Modelle sehr gut. Rechnen und aus dem Gedächtnis Fakten nennen können sie schlecht. Wir wählen die Aufgaben danach aus – und bauen bei allem, was verbindlich ist, eine Prüfung durch einen Menschen ein. Vor der Einführung testen wir an Ihren echten Fällen aus der Vergangenheit, damit Sie eine Trefferquote sehen statt einer Behauptung.
Müssen wir dafür unsere Daten aus dem Haus geben?
Nicht zwingend. Es gibt Lösungen, bei denen die Verarbeitung auf Ihrer eigenen Infrastruktur läuft. Wo ein externer Dienst sinnvoller ist, achten wir auf Verarbeitung in der Schweiz oder der EU und auf einen vertraglichen Ausschluss der Trainingsnutzung. Was gilt, halten wir vor der Umsetzung schriftlich fest.
Können wir klein anfangen?
Das ist der einzige Weg, den wir empfehlen. Ein Anwendungsfall, überschaubarer Aufwand, danach geprüft, ob er im Alltag hält. Erst dann der zweite.
Wir haben schon ChatGPT im Einsatz. Bringt das noch etwas?
Meistens ja. Der Unterschied zwischen «jemand tippt etwas in ein Chatfenster» und einer eingebauten Lösung ist, dass Letztere von selbst anspringt, Ihre eigenen Daten kennt und das Ergebnis dort ablegt, wo es gebraucht wird. Der Nutzen entsteht aus der Einbindung, nicht aus dem Modell.
Was ist mit dem EU-KI-Gesetz und dem Datenschutz?
Für die Anwendungen, über die wir hier sprechen – Sortieren, Auslesen, Entwerfen mit Freigabe durch einen Menschen – gelten in erster Linie die üblichen Datenschutzpflichten. Wir halten fest, welche Personendaten verarbeitet werden und wo. Für eine rechtliche Beurteilung Ihres konkreten Falls ziehen Sie eine Fachperson bei; wir sind keine Juristen und geben uns nicht als solche aus.
Reden wir darüber, wo Zeit liegen bleibt.
Erstgespräch kostenlos und unverbindlich. Die Prozessanalyse kostet CHF 1'500 zum Festpreis und wird bei Beauftragung angerechnet.