- Im Einkauf kostet selten die Entscheidung Zeit, sondern die Abwicklung drumherum.
- Die grössten Hebel: Bestellungen bündeln, Freigaben vereinfachen, Auftragsbestätigungen automatisch prüfen und Termine überwachen lassen.
- Ein grosses E-Procurement-System ist für viele KMU nicht nötig – oft reicht es, die vorhandenen Programme besser zu verbinden.
- Wer die Abwicklung beschleunigt, gewinnt Zeit für den strategischen Einkauf: verhandeln, Lieferanten entwickeln, Risiken senken.
Warum Einkaufsprozesse langsam sind
Der Einkauf steht zwischen vielen Beteiligten: Bedarfsträger im eigenen Haus, Lieferanten, Lager, Buchhaltung, manchmal Zoll. Jede Schnittstelle bedeutet eine Übergabe, und jede Übergabe bedeutet Warten. Dazu kommt, dass Lieferanten auf ganz unterschiedlichen Wegen antworten: per E-Mail, als PDF, per Telefon, über ein Portal. Einheitlich ist davon wenig – also wird von Hand übertragen, verglichen und nachgefragt.
Das Ergebnis kennt jede Einkäuferin und jeder Einkäufer: Der Tag ist voll, aber für die Arbeit, die wirklich Geld spart – Preise verhandeln, Alternativen suchen, Lieferanten bewerten –, bleibt kaum Zeit.
Die 8 Phasen des Beschaffungsprozesses
Um einen Einkaufsprozess zu beschleunigen, lohnt sich ein Blick auf alle Phasen. Die Bezeichnungen variieren, der Ablauf ist in fast jedem Unternehmen ähnlich:
- Bedarfsermittlung – was wird wann in welcher Menge gebraucht?
- Bestellanforderung – der Bedarfsträger meldet den Bedarf an den Einkauf.
- Lieferantenauswahl und Anfrage – Offerten einholen, vergleichen.
- Bestellung – Bestellung auslösen und an den Lieferanten senden.
- Auftragsbestätigung – Bestätigung des Lieferanten prüfen: Menge, Preis, Termin.
- Terminüberwachung – Liefertermine verfolgen, bei Verzug nachfassen.
- Wareneingang – Lieferung prüfen, buchen, Abweichungen melden.
- Rechnungsprüfung und Zahlung – Rechnung mit Bestellung und Lieferung abgleichen, freigeben.
Die meiste Zeit geht erfahrungsgemäss in den Phasen 2, 5, 6 und 8 verloren – also nicht beim Einkaufen selbst, sondern bei der Abwicklung.
12 Hebel, um Einkaufsprozesse zu beschleunigen
Bedarf und Bestellung
- Bestellanforderungen standardisieren. Ein Formular oder eine Maske mit allen Pflichtangaben erspart die Rückfrage «Welche Ausführung genau?».
- Freigabegrenzen sinnvoll setzen. Kleinbestellungen ohne Freigabeschlaufe, grosse mit klarer, schneller Regel. Jede Stufe weniger spart Tage.
- Rahmenverträge und Abrufe nutzen. Für wiederkehrenden Bedarf einmal verhandeln, danach nur noch abrufen.
- C-Teile bündeln. Kleinteile machen oft den Grossteil der Bestellungen und einen kleinen Teil des Volumens aus. Kataloge, Kanban-Regale oder Sammelbestellungen entlasten stark.
- Bestellvorschläge aus dem System. Mindestbestände und Wiederbeschaffungszeiten pflegen, damit das ERP Vorschläge macht, statt dass jemand Listen durchgeht.
Bestätigung und Termine
- Auftragsbestätigungen automatisch abgleichen. Angaben aus der Bestätigung auslesen und mit der Bestellung vergleichen; vorgelegt werden nur Abweichungen. Oft der grösste einzelne Hebel.
- Terminverfolgung automatisieren. Offene Bestellungen melden sich vor dem Termin selbst, statt dass wöchentlich eine Liste durchgegangen wird.
- Lieferantenrückfragen bündeln. Standardfragen zu Status und Termin nach festen Regeln und Vorlagen, einmal pro Lieferant und Tag.
- Sammelpostfach für den Einkauf. Lieferanten schreiben an eine Adresse, eingehende Nachrichten werden nach Art vorsortiert – Bestätigung, Rückfrage, Rechnung, Werbung.
Wareneingang und Rechnung
- Wareneingang an die Bestellung koppeln. Die Buchung des Wareneingangs schliesst die Bestellposition und informiert den Besteller automatisch.
- Dreiwegeabgleich für Rechnungen. Rechnung, Bestellung und Wareneingang werden automatisch verglichen; stimmt alles, geht die Rechnung ohne weitere Prüfung zur Zahlung.
- Stammdaten pflegen. Aktuelle Preise, Konditionen, Lieferzeiten und – bei Importen – Tarifnummern und Ursprungsangaben. Schlechte Stammdaten verlangsamen jede Phase. Mehr dazu: Hilfe bei der Verzollung.
Braucht es dafür E-Procurement-Software?
Grosse E-Procurement-Systeme bilden den ganzen Beschaffungsprozess ab: Kataloge, Freigaben, Lieferantenportale, Auswertungen. Für Konzerne sind sie oft die richtige Wahl. Für viele KMU sind sie zu gross: Die Einführung dauert Monate, bindet die besten Leute und kostet laufend Lizenzgebühren.
Die Alternative: Die Programme, die bereits laufen – ERP, E-Mail, Buchhaltung –, werden besser miteinander verbunden, und einzelne Schritte werden gezielt automatisiert. So entsteht schneller ein spürbarer Nutzen, und niemand muss ein neues System lernen. Welcher Weg bei Ihnen passt, klärt eine Prozessanalyse.
Die wichtigsten KPIs im Einkauf
Was sich nicht messen lässt, lässt sich schwer verbessern. Diese Kennzahlen zeigen, ob Ihre Einkaufsprozesse schneller werden:
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Durchlaufzeit Bestellanforderung → Bestellung | Wie schnell der Einkauf auf Bedarf reagiert |
| Anteil Bestellungen ohne Abweichung in der AB | Qualität von Bestellungen und Stammdaten |
| Termintreue der Lieferanten | Anteil der Lieferungen zum bestätigten Termin |
| Bestellungen pro Einkäufer und Monat | Belastung durch operative Abwicklung |
| Anteil C-Teile an den Bestellungen | Potenzial für Bündelung und Kataloge |
| Anteil Maverick Buying | Käufe am Einkauf vorbei, ohne Vertrag oder Freigabe |
| Rechnungen ohne manuelle Prüfung | Automatisierungsgrad in der Rechnungsprüfung |
| Prozesskosten pro Bestellung | Was eine Bestellung inklusive Arbeitszeit kostet |
Wie wir unterstützen
Wir nehmen Ihre Einkaufsprozesse auf, messen, wo die Zeit hängen bleibt, und setzen die Hebel um, die sich bei Ihnen lohnen: Automatisierung mit den Programmen, die Sie bereits haben, KI für Auftragsbestätigungen und Lieferantenmails – oder wir übernehmen wiederkehrende Aufgaben wie Terminverfolgung und Stammdatenpflege direkt. Einen ausführlichen Rechenweg zeigt unser Beispiel unter Prozesse verbessern.
Was uns oft gefragt wird
Welche 8 Schritte umfasst der Beschaffungsprozess?
Bedarfsermittlung, Bestellanforderung, Lieferantenauswahl und Anfrage, Bestellung, Auftragsbestätigung, Terminüberwachung, Wareneingang sowie Rechnungsprüfung und Zahlung.
Was sind die wichtigsten KPIs im Einkauf?
Für die Geschwindigkeit der Prozesse vor allem: Durchlaufzeit von der Bestellanforderung zur Bestellung, Anteil fehlerfreier Auftragsbestätigungen, Termintreue der Lieferanten, Bestellungen pro Einkäufer, Anteil Maverick Buying und Prozesskosten pro Bestellung.
Welche Möglichkeiten gibt es, Einkaufsprozesse zu optimieren?
Freigaben vereinfachen, Rahmenverträge nutzen, C-Teile bündeln, Auftragsbestätigungen und Rechnungen automatisch abgleichen, Termine automatisch überwachen, Lieferantenkommunikation bündeln und Stammdaten sauber pflegen.
Was ist Maverick Buying?
So nennt man Einkäufe, die am Einkauf und an bestehenden Verträgen vorbei getätigt werden – etwa wenn eine Abteilung selbst bei einem beliebigen Anbieter bestellt. Das kostet meist höhere Preise und verursacht Mehraufwand in Buchhaltung und Rechnungsprüfung. Einfache Bestellwege sind das beste Mittel dagegen.
Lohnt sich das auch für einen kleinen Einkauf mit ein, zwei Personen?
Gerade dort. In kleinen Einkaufsteams hängt die Abwicklung an wenigen Köpfen; jede eingesparte Stunde ist sofort spürbar, und Ferienvertretungen werden einfacher.
Reden wir darüber, wo Zeit liegen bleibt.
Erstgespräch kostenlos und unverbindlich. Die Prozessanalyse kostet CHF 1'500 zum Festpreis und wird bei Beauftragung angerechnet.