Prozesse optimieren –
für KMU in der Schweiz

Was Prozessoptimierung bedeutet

Ein Prozess ist nichts anderes als der Weg, den eine Aufgabe durch Ihr Unternehmen nimmt: von der Anfrage bis zur Offerte, von der Bestellung bis zur bezahlten Rechnung, vom Wareneingang bis ins Lager. Prozessoptimierung bedeutet, diesen Weg so zu gestalten, dass er mit möglichst wenig Aufwand, möglichst wenig Fehlern und in möglichst kurzer Zeit ans Ziel führt.

In den meisten KMU sind Prozesse nicht geplant, sondern gewachsen. Jemand hat vor Jahren eine Excel-Liste angelegt, weil das System etwas nicht konnte. Eine Freigabe wurde eingeführt, nachdem einmal etwas schiefging. Ein Formular wird ausgedruckt, weil es schon immer ausgedruckt wurde. Jeder dieser Schritte hatte einmal einen Grund. Zusammen ergeben sie Abläufe, die viel Zeit kosten, ohne dass es jemand bemerkt – weil es eben «so läuft».

Wer Prozesse optimieren will, muss deshalb zuerst hinsehen: Wie läuft die Arbeit heute tatsächlich? Erst dann lässt sich sagen, was wegfallen kann, was sich vereinfachen lässt und was sich automatisieren lässt.

Welche Prozesse sich optimieren lassen

Grundsätzlich jeder wiederkehrende Ablauf. Am meisten bringt die Prozessoptimierung dort, wo viele Vorgänge anfallen, mehrere Personen oder Programme beteiligt sind und Angaben von Hand übertragen werden. In Schweizer KMU sind das am häufigsten:

• Einkaufsprozesse – Bestellabwicklung, Kontrolle von Auftragsbestätigungen, Überwachung von Lieferterminen, Lieferantenrückfragen, Pflege von Preisen und Konditionen. Einkaufsprozesse beschleunigen
• Verkaufsprozesse – Anfragen erfassen, Offerten erstellen, Aufträge anlegen, Auftragsbestätigungen versenden, nachfassen.
• Logistikprozesse – Wareneingang, Lieferscheine, Kommissionierung, Retouren, Reklamationen.
• Zollprozesse – Zolldokumente, Ursprungsnachweise, Lieferantenerklärungen, Tarifnummern. Mehr zur Hilfe bei der Verzollung
• Produktionsprozesse – Auftragspapiere, Rückmeldungen aus der Fertigung, Planung, die in einer Datei neben dem System gepflegt wird.
• Administrative Prozesse – Rechnungsprüfung, Ablage, Stammdatenpflege, Berichte und Auswertungen, das Sammelpostfach.

Woran Sie erkennen, dass Prozesse Zeit verschwenden

Zeitverschwendung ist selten spektakulär. Sie steckt in vielen kleinen Handgriffen, die jeden Tag wiederkehren. Typische Anzeichen:

• Dieselben Angaben werden in zwei oder drei Programme getippt.
• Für eine einfache Kundenfrage muss jemand in mehreren Systemen nachsehen.
• Vorgänge bleiben liegen, weil sie auf eine Freigabe oder eine bestimmte Person warten.
• Neben dem ERP gibt es Excel-Listen, die «eigentlich» dasselbe abbilden.
• Fehler fallen erst beim Kunden, beim Lieferanten oder beim Zoll auf.
• Wenn eine bestimmte Person in den Ferien ist, steht ein Ablauf still.
• Ihre Mitarbeitenden sagen: «Das machen wir halt so.»

Treffen mehrere Punkte zu, lohnt sich eine genauere Prüfung. Im Lean Management heisst diese Art von Aufwand Verschwendung – mehr dazu auf der Seite Lean Management im KMU.

Prozesse optimieren in fünf Schritten

1. Ist-Zustand aufnehmen

Wir sprechen mit den Menschen, welche die Arbeit machen, schauen am Arbeitsplatz zu und holen die Mengen aus Ihren Systemen. Ergebnis ist ein ehrliches Bild der Abläufe, wie sie heute wirklich laufen – nicht, wie sie im Handbuch stehen.

2. Verschwendung sichtbar machen

Doppelerfassungen, Wartezeiten, Medienbrüche, Korrekturschlaufen: Wir benennen jeden Zeitfresser und schätzen nachvollziehbar, wie viele Stunden er pro Jahr bindet.

3. Soll-Prozess festlegen

Gemeinsam mit Ihnen legen wir fest, wie der Ablauf künftig aussehen soll. Oft fällt dabei ein Teil der Schritte ersatzlos weg – die günstigste Optimierung überhaupt.

4. Umsetzen

Je nach Aufgabe organisatorisch (klare Zuständigkeiten, andere Reihenfolge), technisch durch Automatisierung und Systemintegration, mit künstlicher Intelligenz für Texte und Belege – oder, wo sich das nicht lohnt, indem wir die Aufgabe für Sie übernehmen.

5. Messen und verbessern

Nach der Einführung prüfen wir, ob der Ablauf tatsächlich schneller geworden ist. Prozesse optimieren ist kein einmaliges Projekt, sondern eine Gewohnheit – im Lean Management kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) genannt.

Methoden, die wir einsetzen

Einen ausführlichen Vergleich mit Entscheidungstabelle finden Sie im Ratgeber Prozesse verbessern: 10 Methoden.

• Prozessanalyse und Prozessaufnahme – strukturierte Erfassung der Abläufe mit Gesprächen, Beobachtung und Zahlen aus den Systemen.
• Prozessmodellierung – verständliche Ablaufdiagramme, bei Bedarf in BPMN, damit alle Beteiligten vom selben Prozess sprechen.
• Wertstromanalyse – wo entsteht Wert für den Kunden, wo nur Liegezeit?
• Lean Management – die acht Arten der Verschwendung, 5S, Standardarbeit, Kaizen und KVP, übertragen auf Büro und Verwaltung.
• Prozessautomatisierung – Schnittstellen, Workflows und, wo nötig, Software-Roboter (RPA), die wiederkehrende Handgriffe übernehmen.
• KI-Integration – Sprachmodelle, die E-Mails sortieren, Belege auslesen und Antworten vorbereiten.

Was Prozessoptimierung bringt

• Kürzere Durchlaufzeiten – Aufträge, Bestellungen und Anfragen sind schneller erledigt.
• Weniger Fehler – was nicht mehr abgetippt wird, kann nicht mehr falsch abgetippt werden.
• Tiefere Prozesskosten – weniger Stunden für Arbeit, die keinen Wert schafft.
• Mehr Effizienz ohne zusätzliches Personal – in Zeiten des Fachkräftemangels ein entscheidender Punkt.
• Weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen – dokumentierte Abläufe lassen sich übergeben.
• Zufriedenere Mitarbeitende – niemand kopiert gern den ganzen Tag Zahlen von links nach rechts.

Prozessoptimierung in der ganzen Schweiz

Unser Sitz ist in Waldenburg im Kanton Basel-Landschaft. Wir begleiten KMU in der ganzen Deutschschweiz – in der Region Basel, im Aargau und in Solothurn ebenso wie in Zürich, Bern, Luzern und der Ostschweiz. Vieles erledigen wir aus der Ferne; für die Prozessanalyse und die Einführung kommen wir zu Ihnen in den Betrieb. Auch Unternehmen in Deutschland und Österreich unterstützen wir bei der Prozessoptimierung.