Prozesse verbessern und beschleunigen

Was heisst «Prozesse verbessern»?

Ein Prozess ist eine Abfolge von Arbeitsschritten, die immer wieder zum gleichen Ergebnis führen soll: eine Bestellung auslösen, eine Offerte schreiben, eine Rechnung prüfen. Prozesse verbessern heisst, diese Abfolge so zu verändern, dass das Ergebnis schneller, günstiger, zuverlässiger oder mit weniger Aufwand entsteht. Fachleute sprechen von Prozessoptimierung; gemeint ist dasselbe.

Drei Stellgrössen werden dabei fast immer betrachtet:

• Zeit – die Durchlaufzeit vom Anstoss bis zum Ergebnis und die Arbeitszeit, die dafür aufgewendet wird.
• Qualität – wie oft etwas falsch läuft, nachgearbeitet oder korrigiert werden muss.
• Kosten – was ein Durchlauf kostet, inklusive der Stunden, die niemand erfasst.

Warum Prozesse langsam werden

Kaum ein Ablauf wird absichtlich umständlich gestaltet. Prozesse werden langsam, weil sie wachsen: Nach jedem Fehler kommt eine Kontrolle dazu, für jede Lücke im System eine Excel-Liste, für jede neue Anforderung ein weiteres Formular. Nach einigen Jahren besteht ein Ablauf aus vielen Schritten, die einzeln sinnvoll wirken und zusammen viel Zeit fressen.

Das Tückische: Die eigentliche Arbeit ist meist gar nicht das Problem. Ein Auftrag, der fünf Tage unterwegs ist, wird oft nur eine Stunde lang tatsächlich bearbeitet. Den Rest der Zeit liegt er – im Postfach, auf einem Stapel, in einer Freigabeschlaufe. Wer Prozesse beschleunigen will, muss deshalb vor allem die Liegezeiten finden, nicht die Arbeitszeiten.

10 Methoden, um Prozesse zu verbessern

Es gibt Dutzende Verfahren mit klingenden Namen. Für KMU haben sich diese zehn bewährt – einzeln oder kombiniert.

1. Lean Management

Misst jeden Schritt daran, ob er für den Kunden einen Wert schafft. Alles andere gilt als Verschwendung und soll verschwinden. Die Grundlage fast jeder Prozessverbesserung. Mehr dazu: Lean Management im KMU.

2. Kaizen und KVP

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess setzt auf viele kleine, laufende Verbesserungen durch die Mitarbeitenden selbst, statt auf ein grosses Projekt. Wirkt langsam, aber nachhaltig.

3. PDCA-Zyklus

Plan, Do, Check, Act: Eine Änderung wird geplant, im Kleinen ausprobiert, gemessen und erst dann zum Standard gemacht. Schützt davor, Verschlimmbesserungen im ganzen Betrieb einzuführen.

4. Wertstromanalyse

Ein Vorgang wird vom Anfang bis zum Ende verfolgt, mit Arbeits- und Liegezeit für jeden Schritt. Das Ergebnis zeigt auf einen Blick, wo die Durchlaufzeit wirklich entsteht.

5. Die 5-Why-Methode

Man fragt fünfmal hintereinander «Warum?», bis man bei der eigentlichen Ursache ankommt statt beim Symptom. Einfach, schnell und erstaunlich wirksam bei wiederkehrenden Fehlern.

6. Six Sigma (DMAIC)

Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern, Steuern: ein datengetriebenes Verfahren, um Fehler und Schwankungen zu reduzieren. Stark bei hohen Stückzahlen und messbaren Qualitätsproblemen, für kleine Verwaltungsabläufe oft zu schwergewichtig.

7. Prozessmodellierung mit BPMN

Abläufe werden als Diagramm gezeichnet, bei Bedarf in der Standardnotation BPMN. Schon das Zeichnen deckt Doppelarbeit, unklare Zuständigkeiten und Schleifen auf.

8. Engpassanalyse

Ein Prozess ist nur so schnell wie sein langsamster Schritt. Die Engpasstheorie (Theory of Constraints) setzt dort an – eine Stunde gewonnen im Engpass ist eine Stunde für den ganzen Ablauf, eine Stunde anderswo ist oft wirkungslos.

9. 5S und Standardarbeit

Ordnung und feste Standards: eine Ablage, die jeder versteht, eine beschriebene beste Art, eine Aufgabe zu erledigen. Die Voraussetzung dafür, dass Vertretungen funktionieren.

10. Automatisierung und KI

Was sich regelmässig gleich wiederholt, übernimmt ein Programm: Schnittstellen, Workflows, Software-Roboter (RPA) oder – bei Texten und Belegen – künstliche Intelligenz. Der stärkste Hebel, aber erst sinnvoll, wenn der Ablauf vorher schlank ist. Mehr dazu: Automatisierung und Systemintegration.

Welche Methode passt zu welchem Problem?

In 6 Schritten Prozesse verbessern

Schritt 1: Den richtigen Prozess auswählen

Nicht den Prozess, über den am lautesten geklagt wird, sondern den, bei dem Häufigkeit mal Aufwand am grössten ist. Ein Ablauf mit zwanzig Durchläufen am Tag schlägt fast immer einen seltenen, auch wenn der seltene mehr nervt.

Schritt 2: Den Ist-Zustand aufnehmen – so, wie er wirklich ist

Mit den Menschen sprechen, welche die Arbeit machen, und ihnen zusehen. Die dokumentierte Version im Handbuch weicht fast immer von der gelebten ab. Die Excel-Liste neben dem System und der Notizzettel am Bildschirm gehören zum Prozess.

Schritt 3: Messen

Wie oft kommt der Vorgang vor? Wie lange dauert ein Durchlauf – als Arbeitszeit und als Durchlaufzeit? Wie oft muss nachgearbeitet werden? Ohne diese Zahlen lässt sich später nicht zeigen, ob die Änderung etwas gebracht hat.

Schritt 4: Verschwendung finden

Jeden Schritt fragen: Braucht es ihn? Muss er an dieser Stelle stehen? Muss ihn ein Mensch machen? Typische Funde sind Doppelerfassungen, Freigaben ohne Wirkung, Wartezeiten auf eine einzelne Person und Kontrollen, die nie etwas finden.

Schritt 5: Soll-Prozess gestalten und umsetzen

In dieser Reihenfolge: weglassen, was nicht nötig ist; vereinfachen, was bleibt; automatisieren, was sich wiederholt. Im Kleinen testen, bevor es für alle gilt.

Schritt 6: Wirkung prüfen und verankern

Nach einigen Wochen dieselben Zahlen wie in Schritt 3 erheben. Hält die Verbesserung, wird sie zum Standard und schriftlich festgehalten. Sonst zurück zu Schritt 4.

Rechenbeispiel: Auftragsbestätigungen im Einkauf

Ein vereinfachtes, typisches Beispiel aus einem Industrie-KMU. Die Zahlen sind zur Veranschaulichung gewählt – in einer echten Prozessanalyse werden sie im Betrieb gemessen.

Ausgangslage: Der Einkauf erhält rund 30 Auftragsbestätigungen pro Tag. Jede wird geöffnet, ausgedruckt und Zeile für Zeile mit der Bestellung verglichen: Menge, Preis, Termin. Pro Bestätigung dauert das etwa sechs Minuten. Abweichungen werden handschriftlich markiert und später nachgefasst.

Rechnung: 30 × 6 Minuten = 3 Stunden pro Tag. Bei rund 220 Arbeitstagen sind das etwa 660 Stunden im Jahr – gut ein Drittel einer Vollzeitstelle, nur für Vergleichsarbeit.

Verbesserung: Die Angaben werden automatisch aus der Bestätigung gelesen und mit der Bestellung abgeglichen. Vorgelegt werden nur noch die Abweichungen – in diesem Beispiel etwa jede fünfte Bestätigung, mit zwei Minuten Prüfaufwand.

Ergebnis: 6 × 2 Minuten = 12 Minuten pro Tag statt drei Stunden, also rund 615 Stunden im Jahr weniger. Dazu kommt, was sich schwerer beziffern lässt: Abweichungen fallen am selben Tag auf statt nach einer Woche, und der Ablauf hängt nicht mehr an einer Person. Mehr zu solchen Ansätzen: Einkaufsprozesse beschleunigen.

Checkliste: Wo verlieren Sie Zeit?

• Werden Angaben aus E-Mails oder PDF von Hand ins System getippt?
• Gibt es Excel-Listen, die etwas abbilden, das «eigentlich» im System stehen sollte?
• Warten Vorgänge regelmässig auf die Freigabe einer bestimmten Person?
• Muss für eine einfache Auskunft in mehreren Programmen nachgesehen werden?
• Gibt es Kontrollen, die seit Monaten keinen Fehler gefunden haben?
• Werden Dokumente ausgedruckt, um sie wieder einzuscannen?
• Steht ein Ablauf still, wenn eine bestimmte Person fehlt?
• Fallen Fehler erst beim Kunden, beim Lieferanten oder beim Zoll auf?

Drei oder mehr Ja: Hier liegt mit hoher Wahrscheinlichkeit Zeit, die sich zurückgewinnen lässt. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen, wo wir anfangen würden.

Die häufigsten Fehler

• Einen schlechten Prozess digitalisieren. Dann läuft die Verschwendung schneller – aber sie bleibt.
• Nur die Chefetage befragen. Wie gearbeitet wird, wissen die, die es tun.
• Zu gross anfangen. Ein Jahresprojekt ohne frühen Nutzen verliert unterwegs die Unterstützung.
• Nicht messen. Ohne Vorher-Zahl lässt sich kein Erfolg belegen – und kein nächster Schritt begründen.
• Den Menschen die Änderung vorsetzen. Wer den Ablauf täglich macht, muss beim neuen mitreden, sonst entsteht sofort die nächste Schattenliste.