Prozessanalyse

Warum am Anfang eine Analyse steht

Die meisten Betriebe wissen ungefähr, wo es hakt. «Die Auftragsbestätigungen fressen den halben Morgen.» «Beim Wareneingang stapelt sich das Papier.» «Die Zollpapiere macht genau eine Person, und wenn die in den Ferien ist, steht alles.» Was fehlt, ist selten das Bauchgefühl. Es fehlen Zahlen und eine Reihenfolge.

Ohne diese Grundlage wird Automatisierung teuer. Man baut etwas für den Ablauf, über den am lautesten geklagt wird, und übersieht den stilleren daneben, der dreimal so oft vorkommt. Oder man automatisiert einen Arbeitsschritt, den es in dieser Form gar nicht bräuchte. Dann ist der Umweg am Ende schneller – aber er ist immer noch da.

Was wir uns ansehen

• Wie ein Vorgang tatsächlich durch Ihr Haus läuft, von der ersten E-Mail bis zur abgelegten Rechnung – nicht, wie er im Handbuch steht.
• An welchen Stellen dieselben Angaben ein zweites oder drittes Mal von Hand erfasst werden.
• Wo auf jemanden gewartet wird, und wie lange dieses Warten im Schnitt dauert.
• Welche Arbeitsschritte nur deshalb existieren, weil ein Programm etwas nicht liefert.
• Was passiert, wenn ein Fehler passiert: Wer merkt es, wann merkt er es, und was kostet die Korrektur.
• Wie oft ein Vorgang vorkommt und wie lange er dauert. Das ist die Zahl, an der sich später jede Massnahme messen lassen muss.

Wie wir dabei vorgehen

Wir sprechen zuerst mit den Menschen, welche die Arbeit tatsächlich machen – nicht nur mit der Geschäftsleitung. Der Unterschied zwischen beiden Schilderungen ist oft schon der halbe Befund. Danach schauen wir am Arbeitsplatz zu, wie ein Vorgang wirklich abläuft, und lassen uns die Stellen zeigen, an denen improvisiert wird: die Excel-Liste neben dem System, der Ordner mit den Ausdrucken, die Notiz am Bildschirmrand. Zum Schluss holen wir aus Ihren Systemen die Mengen: wie viele Bestellungen, wie viele Positionen, wie viele Rückfragen, in welchem Zeitraum.

Für einen kleineren Betrieb sind das ein bis zwei Tage vor Ort, für einen grösseren entsprechend mehr. Ihre Leute müssen dafür nichts vorbereiten und keine Unterlagen erstellen.

Was Sie am Ende in der Hand halten

Einen schriftlichen Bericht, verständlich geschrieben, mit diesen Teilen:

• eine Übersicht der untersuchten Abläufe in einfacher Sprache, so dass auch jemand sie versteht, der nicht täglich damit arbeitet;
• die gefundenen Zeitfresser, jeder mit einer nachvollziehbaren Schätzung, wie viel Arbeitszeit er im Jahr bindet – mit offengelegter Rechnung, damit Sie unsere Annahmen prüfen können;
• konkrete Massnahmen, jede mit Aufwand, erwartetem Nutzen und den Voraussetzungen, die es dafür bräuchte;
• eine Reihenfolge: was zuerst, was später, was aus unserer Sicht gar nicht;
• eine Einschätzung, welche Massnahmen Sie ohne fremde Hilfe selbst umsetzen können.

Der Bericht gehört Ihnen. Sie dürfen ihn intern verwenden, weiterreichen und auch einem anderen Anbieter vorlegen. Wir binden daran keine Bedingungen.

In welchen Bereichen wir suchen

Wir nehmen selten den ganzen Betrieb auf einmal, sondern die Bereiche, in denen es Sie am meisten drückt. Am häufigsten sind das:

• Einkauf – Bestellungen auslösen, Auftragsbestätigungen prüfen, Termine nachhalten, Rückfragen an Lieferanten, Preise und Konditionen pflegen.
• Verkauf – Anfragen erfassen, Offerten erstellen, Aufträge anlegen, nachfassen.
• Logistik – Wareneingang buchen, Lieferscheine erstellen, Beanstandungen festhalten und weitergeben, Retouren abwickeln.
• Produktion – Papier, das mitläuft, Rückmeldungen aus der Fertigung, Planung, die in einer Datei neben dem System lebt.
• Verzollung – Zolldokumente vorbereiten, Ursprungsnachweise einholen und ablegen, Tarifnummern pflegen, Fristen überwachen.
• Marketing – wiederkehrender Versand, Auswertungen, Inhalte, die jedes Mal von Hand zusammengetragen werden.

Wann sich eine Analyse nicht lohnt

Wenn Sie genau ein klar umrissenes Ärgernis haben und bereits wissen, wie die Lösung aussehen soll, sparen Sie sich die Analyse. Dann sprechen wir gleich über die Umsetzung. Sinnvoll wird sie, wenn mehrere Bereiche betroffen sind, wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, oder wenn Sie eine Zahl brauchen, mit der Sie eine Investition intern begründen können.