Automatisierung &
Systemintegration

Was wir unter Automatisierung verstehen

Automatisierung heisst bei uns nicht, dass eine Maschine Ihre Arbeit macht. Sie heisst, dass die Handgriffe verschwinden, die keinen Beitrag leisten: eine Zahl aus einer E-Mail abtippen, die schon in der E-Mail steht. Einen Beleg ausdrucken, um ihn eingescannt wieder abzulegen. In drei Programmen nachsehen, um eine Frage zu beantworten, die eines davon vollständig beantworten könnte.

Systemintegration ist das Wort dafür, zwei Programme miteinander reden zu lassen. Wo eine Software dafür einen offiziellen Zugang anbietet, heisst der Schnittstelle oder API – eine definierte Stelle, an der ein anderes Programm Daten holen und ablegen darf, ohne dass ein Mensch etwas abtippt. Der ganze Rest dieser Seite handelt davon, was man damit anfängt.

Woran Sie einen guten Kandidaten erkennen

Nicht jede lästige Arbeit lohnt die Automatisierung. Es lohnt sich meistens dann, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:

• Die Aufgabe kommt regelmässig vor – täglich, oder wöchentlich in Mengen.
• Sie läuft jedes Mal gleich ab, und die Ausnahmen lassen sich benennen.
• Die Angaben sind bereits irgendwo digital vorhanden, nur nicht dort, wo sie gebraucht werden.
• Ein Fehler darin fällt erst spät auf und ist dann teuer.
• Die Aufgabe hängt an einer einzigen Person, und ohne sie steht der Ablauf still.

Trifft nur der letzte Punkt zu, ist die Antwort oft nicht Automatisierung, sondern eine zweite eingearbeitete Person. Das sagen wir Ihnen dann auch.

Was wir typischerweise bauen

• Einkauf – eingehende Auftragsbestätigungen automatisch gegen die Bestellung prüfen und nur die Abweichungen vorlegen; Liefertermine überwachen und rechtzeitig melden, statt wöchentlich Listen durchzugehen.
• Logistik – Lieferscheine aus den vorhandenen Auftragsdaten erzeugen, statt sie neu zu erfassen; Wareneingangsmeldungen automatisch an die Stellen verteilen, die sie brauchen; Beanstandungen mit Bild und Beleg an einer Stelle sammeln.
• Verkauf – Anfragen aus Formular, E-Mail und Telefonnotiz an einem Ort zusammenführen; Offerten aus Textbausteinen und Preistabellen vorbereiten; Nachfassen zu festen Fristen, ohne dass es jemand im Kalender führen muss.
• Verzollung – Zolldokumente aus den Auftrags- und Artikeldaten vorbefüllen; Ursprungsnachweise und Tarifnummern an den Artikel hängen, statt sie jedes Mal zu suchen; Fristen für Nachweise überwachen.
• Produktion – Rückmeldungen aus der Fertigung ohne Papierumweg erfassen; Planungsdateien und System zusammenführen, so dass beide dasselbe zeigen.
• Marketing – wiederkehrende Auswertungen automatisch zusammenstellen, statt sie monatlich von Hand aus vier Quellen zusammenzukopieren.

Wir arbeiten mit dem, was bei Ihnen läuft

Sie müssen für eine Automatisierung Ihr Warenwirtschafts-, Buchhaltungs- oder Lagersystem nicht wechseln. Ein Systemwechsel bindet über Monate Ihre besten Leute, und danach ist die Ausgangslage oft dieselbe wie vorher, nur mit neuer Oberfläche. Wir setzen darum bewusst auf dem auf, was da ist, und hängen das Neue daran.

Wenn ein System keine Schnittstelle bietet – das kommt bei älteren Programmen häufig vor –, gibt es fast immer einen anderen Weg: geplante Exporte in Dateien, ein Lesezugriff auf die Datenbank, der Weg über E-Mail-Anhänge, und im hartnäckigsten Fall ein Programm, das die Oberfläche bedient wie ein Mensch. Der letzte Weg ist der anfälligste, deshalb ist er auch der letzte. Welcher Weg bei Ihnen offensteht, klären wir, bevor Sie ein Angebot für eine Umsetzung bekommen.

Was Sie am Ende bekommen

Eine Lösung, die im Alltag läuft, dazu eine Beschreibung in verständlicher Sprache, was sie tut, woran man merkt, dass sie nicht mehr tut, und wen man dann anruft. Ausserdem eine Einweisung für die Personen, die damit arbeiten – am eigenen Arbeitsplatz, nicht als Schulungsvideo.

Was gebaut wurde, gehört Ihnen. Zugänge, Quellen und Beschreibungen übergeben wir vollständig. Sie können damit jederzeit zu jemand anderem gehen. Das ist kein Entgegenkommen, sondern die Voraussetzung dafür, dass Sie uns überhaupt an Ihre Abläufe lassen sollten.

Was wir nicht anbieten

Wir entwickeln kein neues ERP-System und ersetzen keine Branchensoftware. Wir übernehmen auch keine Vorhaben, bei denen der Nutzen erst nach einem Jahr Umbau anfängt. Wenn sich Ihr Problem nur durch einen Systemwechsel lösen lässt, sagen wir Ihnen das – und empfehlen Ihnen nicht stattdessen eine Automatisierung, die das Problem nur zudeckt.